Privacy Policy
OCEAN DENTAL
Fecha de Revisión: 02-17-2009
AVISO DE LAS PRACTICAS DE PRIVACIDAD
EL SIGUIENTE AVISO DESCRIBE COMO SU INFORMACION DENTAL Y/O MEDICA PUEDE SER USADA Y/O REVELADA Y COMO USTED PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACION. FAVOR DE REVISARLO DETALLADAMENTE.
Ocean Dental y todas sus entidades afiliadas están comprometidas a proteger su información dental y medica. Por ley, nos es requerido lo siguiente:
- Mantener la privacidad de su información dental y medica;
- Darle a usted nota de nuestros deberes legales y de la privacidad en la práctica con respecto a su información médica y dental.
- Seguir los términos de la nota actualmente en efecto.
Que es este documento?
Esta nota de la Privacidad de Practica describe como podemos usar y/o revelar su información dental o medica. De igual manera describe sus derechos a controlar y tener acceso su información médica y dental.
Que cubre este aviso?
Este Aviso de Privacidad en las Prácticas se aplica a toda la información médica y dental usada para tomar decisiones sobre el cuidado suyo que generamos o mantenemos, incluyendo información delicada tal como salud mental, enfermedades transmisibles y abuso de alcohol y drogas. Distintas prácticas de privacidad se aplican a su información médica o dental que ha sido creada y mantenida por otra gente o entidades.
A quien cubre este Aviso?
Este aviso de las Prácticas de Privacidad será seguida por todos los empleados de Ocean Dental y cualquier otro profesionista de asistencia médica que le proporcione tratamiento a usted en nombre de Ocean Dental.
Que haran ustedes con mi información medical y dental?
Las siguientes categorías describen las maneras en las que podemos usar y/o revelar información medica o dental. No cualquier uso y/o revelación en una categoría será nombrada. Usted reconocerá el recibo de este documento firmando el adjunto Acuerdo y Reconocimiento para pacientes.
Si usted esta preocupado de un posible uso y/o revelación de cualquier parte de su información medica o dental, usted puede pedir una restricción por escrito. Su derecho a pedir una restricción se describe en la sección sobre los derechos del paciente mencionada abajo.
Tratamiento. Usaremos su información médica y dental para brindarle nuestros servicios de tratamiento dental y medico.
Ejemplo: Su información dental podría ser revelada a dentistas, enfermeras, higienistas, técnicos, estudiantes y cualquier otro profesional que este implicado en su cuidado.
Es posible que revelemos su información médica o dental para las actividades de su tratamiento proporcionado por otro proveedor de asistencia médica.
Ejemplo: Podemos mandar una copia de su record medico o dental a un dentista, medico, cirujano oral, ortodoncista, profesionista medico o Dental, hospital o centro quirúrgico que necesite proveer cuidado continuo.
Pago. Podemos usar información dental o medica sobre usted para nuestras actividades de pago. Actividades de pago comunes incluyen pero no son limitadas a:
- Determinar elegibilidad o cobertura bajo un plan: y
- Actividades de factura y colección.
Ejemplos: (1) Su información dental o medica puede ser revelada a una compañía de aseguranza para obtener servicios de pago. (2) Posiblemente informemos a su plan medico sobre cualquier tratamiento que usted va a recibir para obtener autorización previa o para determinar si su plan cubrirá el tratamiento.
Podemos reveler información dental o medica suya a otro proveedor de asistencia médica o entidad cubierta para sus actividades de pago.
Ejemplo: Podemos mandar la información de alcance de plan de salud a un laboratorio fuera que necesite la información para facturar por exámenes que se le proporcionaron.
Operaciones. Podemos usar su información dental o medica para propósitos operacionales o administrativos. Estos usos son necesarios para mantener nuestra práctica dental y para asegurarnos que nuestros pacientes reciban cuidado de calidad. Actividades de operación comunes incluyen pero no son limitadas a:
- Realizar evaluación de calidad y actividades de mejoramiento;
- Revisar la competencia de proveedores de asistencia médica;
- Arreglos para auditorias y servicios legales;
- Plan de trabajo de la empresa y desarrollo;
- Administración de empresa y actividades administrativas; y
- Comunicar a los pacientes sobre nuestros servicios.
Ejemplos: (1) Podemos usar su información dental o medica para conducir auditorias internas para verificar que los cobros hayan sido hechos apropiadamente. (2) Podemos usar su información dental o medica para contactarle con el propósito de conducir encuestas sobre la satisfacción del paciente o para el seguimiento de los servicios que le proporcionamos. (3) Podemos usar una lista de pacientes con el propósito de anunciar la llegada de un dentista Nuevo o la compra de una nueva pieza de equipo o la adición de un servicio nuevo.
Podemos revelar información dental o medica suya a otro proveedor de asistencia médica o entidad cubierta para sus actividades de operación bajo ciertas circunstancias.
Ejemplo: Podemos revelar su información dental o médica a su plan de salud para la utilización del análisis de revisión.
Socios de Negocio. Podemos revelar su información dental o medica a otras entidades que proporcionan servicios a nuestro beneficio que requieren revelación de la información dental y medica del paciente. Sin embargo, solo haremos estas revelaciones si tenemos una satisfactoria certeza de que la otra entidad va a guardar las medidas apropiadas de protección con su información dental o medica.
Ejemplo: Podemos contratar a otra entidad para que nos proporcionen servicios de transcripción o facturación.
Tratamientos Alternativos. Podemos usar y/o revelar su información dental y medica para decirle o recomendarle posibles opciones de tratamiento o alternativas que le puedan interesar a usted.
Individuos bajo su cuidado o Pago por su cuidado. Podemos revelar información médica y dental sobre usted a un amigo, miembro de familia o tutor legal que esta involucrado en su cuidado dental o medico.
Recordatorios de Citas. Podemos usar y/o revelar información dental o medica para contactarle como un recordatorio de que tiene una cita para tratamiento o servicio dental o medico.
Beneficios y Servicios relacionados con la Salud. Podemos usar y/o revelar su información médica o dental para informarle de sus beneficios o servicios relacionados con su salud que le puedan interesar.
Investigación. Podemos usar y/o revelar información médica o dental sobre usted a investigadores. En la mayoría de las circunstancias, usted deberá firmar una forma por separado específicamente autorizándonos el uso y/o la revelación de su información dental o medica para propósitos de investigación. Sin embargo, hay ciertas excepciones. Su información dental y medica puede ser revelada sin su autorización para propósitos de investigación si el requerimiento de autorización a sido cancelado o alterado por un comité especial que esta encargado de aseguranza que la revelación no pondrá su privacidad en riesgo o que las medidas que vayan a ser tomadas protejan su información dental o medica. Su información dental o médica podría ser revelada a investigadores para preparar una investigación siempre y cuando ciertas condiciones se cumplan. Información dental o médica sobre personas que han muerto puede ser revelada sin autorización bajo ciertas circunstancias. Información dental y medica limitada puede ser revelada a un investigador que a firmado un acuerdo prometiendo proteger la información revelada.
Donación de órganos y tejido. Si usted es un donador de órgano, podemos revelar información dental o medica a organizaciones que manejan órganos, adquisición de órganos, transplante de ojo o tejido o a un banco de órganos, como sea necesario para facilitar la donación o transplante de órganos o tejido.
Puede usar y/o revelar my información dental y medica sin mi autorización? Si. Las siguientes categorías describen las maneras en las que nos es requerido usar y/o revelar su información dental o medica sin su consentimiento. No cualquier uso y/o revelación en una categoría será mencionada.
Requerida por la Ley. Podemos revelar su información dental o medica cuando sea requerida por la ley federal, local o del estado.
Ejemplos: (1) Podemos revelar su información dental o medica para la compensación de trabajadores o programas similares. Estos programas proporcionan beneficios para heridas o enfermedades relacionadas con el trabajo. (2) La ley nos requiere reportar casos sospechosos de abuso y descuido. Estos reportes pueden incluir su información dental o medica.
Seguridad Pública. Podemos usar y/o revelar información dental o médica suya cuando sea necesario para prevenir amenazas serias hacia su salud y seguridad o la salud y seguridad del público o cualquier otra persona. Cualquier revelación solamente seria a alguien que pueda ayudar a prevenir la amenaza.
Salud Pública. Podemos revelar información dental o médica sobre sus actividades de salud pública para:
- Prevenir o controlar enfermedad, heridas o incapacidad;
- Reportar nacimientos y muertes;
- Reportar abuso, descuido o violencia como requerido por ley;
- Reportar reacciones a medicamentos o problemas con productos;
- Notificar a personas sobre productos retirados del mercado que puedan estar usando; o
- Notificar a una persona la cual pudo haber sido expuesta a alguna enfermedad o que este en riesgo de contraer o transmitir la enfermedad o condición medica.
Ejemplo: La ley del estado nos requiere reportar, entre otras cosas, tumores, defectos de nacimiento, casos de enfermedades venéreas, infecciones de ojo en niños, niños que han nacido expuestos a alcohol y otras substancias dañinas y abortos.
Administración de Drogas Y Alimentos (FDA). Podemos revelar a la FDA y a los fabricantes información de su salud relevante a eventos adversos con respecto a alimentos, suplementos, productos y defectos de productos o vigilancia de información post-mercadotecnia que permita el retiro, reparación o el remplazo de productos.
Actividades de Descuido de la Salud. Podemos revelar información dental o medica a una agencia de descuido de la salud para actividades autorizadas por la ley. Estos actividades de descuido incluyen, por ejemplo, auditorias, investigaciones, inspecciones y licenciatura. Estas actividades son necesarias para que el gobierno monitoree el sistema de asistencia médica, programas del gobierno y la conformidad con las leyes de los derechos civiles.
Demandas y Disputas. Si usted esta involucrado en una demanda o disputa, podemos revelar información dental o medica sobre usted en respuesta a una corte o orden administrativa. En limitadas circunstancias podemos revelar su información dental o medica en respuesta una citación o petición de descubrimiento.
Aplicación de la ley. Podemos revelar información dental o medica si nos es requerido por funcionarios de la ley:
- En respuesta a una orden de la corte, autorización, citatorio o cualquier proceso similar;
- Para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o desaparecido;
- Sobre la victima de un crimen si, bajo limitadas circunstancias, nos es imposible obtener el acuerdo de esa persona.
- Sobre una muerte que se crea ser el resultado de una conducta criminal;
- Sobre conducta criminal en alguna de nuestras clínicas; y
- En circunstancias de emergencia para reportar un crimen, la ubicación del crimen o victimas, o la identidad, descripción o ubicación de la persona que cometió el crimen.
Pesquisidores, Médico legista/forense y Directores de Funeraria. Podemos revelar información dental o medica a un pesquisidor o medico forense. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a un difunto o determinar la causa de muerte.
Seguridad Nacional y Actividades de Espionaje. Podemos revelar información dental o medica suya a funcionarios federales autorizados para espionaje, contraespionaje, y cualquier otra actividad de seguridad nacional autorizada por la ley.
Servicios Protectores para el Presidente y otros. Podemos revelar información dental y medica suya a funcionarios federales autorizados para que ellos puedan proporcionar protección al presidente, otras personas autorizadas o a un jefe de estado extranjero o para conducir investigaciones especiales.
Ejército/Veteranos. Podemos revelar su información dental y medica como sea requerida por orden de autoridades militares, si usted es miembro de las fuerzas armadas.
Presos. Si usted es un preso de un centro penitenciario o esta bajo la custodia de funcionario de aplicación de la ley o agencia, podemos revelar su información dental o medica al centro penitenciario o al funcionario de aplicación de la ley o agencia. Esta revelación puede ser necesaria para: (1) Permitir al centro penitenciario que le proporcione asistencia médica; o (2) proteger la salud y seguridad suya y/o de otra gente.
Que si ustedes quieren usar y/o revelar my información dental o medica para un propósito no mencionado en esta nota?
Necesitaríamos obtener por separado, autorización especifica de usted para usar y/o revelar información dental o medica para cualquier otro propósito no cubierto por esta nota o por las leyes que se nos aplican.
Si nos proporciona con su autorización para usar y revelar su información dental o medica, usted puede revocar ka autorización por escrito, en cualquier momento. Si usted revoca la autorización, no utilizaremos ni revelaremos su información dental o médica por las razones cubiertas por su autorización. Sin embargo, su revocación no se aplicara a revelaciones ya hechas por nosotros previas a su autorización.
Cuales son mis derechos en referencia a mi información dental o médica?
Usted tiene los derechos descritos abajo en referencia a la información dental o medica que nosotros mantenemos. Se le requiere entregar una petición escrita para ejercitar cualquiera de estos derechos. Usted puede contactar nuestra clínica o al manejador de la práctica o oficial de privacidad para obtener una forma que usted puede usar para ejercitar cualquiera de los derechos mencionados aquí.
Derecho de Inspeccionar y copiar. Usted tiene el derecho a inspeccionar y obtener copias de su información dental y medica usada para tomar decisiones sobre su cuidado. Si usted quiere una copia de su información dental o medica, se le cobrara $1.00 por la primera pagina y .50 centavos por las subsiguientes paginas. Podemos negar su petición de inspeccionar y/o copiar su información dental o medica bajo ciertas circunstancias. Si se le niega la petición, puede pedir que la negación sea revisada. Un profesional de asistencia médica certificado elegido por nosotros revisara su petición y negación. La persona conduciendo la revisión no será la misma persona que negó su petición inicial. Nosotros nos someteremos al resultado de la revisión.
Derecho de Enmendar. Si usted siente que la información dental o medica que creamos es incorrecta o incompleta, usted puede entregar una petición escrita para una enmienda siempre y cuando mantengamos la información. Usted debe proporcionar una razón que soporte su petición para una enmienda.
Podemos negar su petición de una enmienda si no es por escrito o si no incluye una razón que soporte la petición. En adición, podemos negar su petición si pide enmendar información que:
- Nosotros no creamos, a menos de que la persona o entidad que creo la información no este disponible para hacer la enmienda;
- No es parte de la información dental o medica que nosotros mantenemos
- No es parte de la información que se le permite inspeccionar y/o copiar; o
- Es exacta y completa.
Derecho a Revelaciones de Contabilidad. Usted tiene derecho a pedir una “revelación de contabilidad” cada 12 meses. Esta es una lista de ciertas revelaciones que hicimos de su información dental o medica. Hay ciertas categorías de revelaciones que no es requerido mencionar en la lista de contabilidad. Por ejemplo, no tenemos que mantener un seguimiento de las revelaciones que son autorizadas. Su petición tiene que mencionar un periodo de tiempo de no más de 6 años y no puede incluir fechas previas del 14 de Abril, 2003. Si su petición requiere más de una contabilidad en un periodo de 12 meses, debemos cobrarle por el costo de proporcionarle la lista. Nosotros le notificaremos del costo y usted puede decidir si quiere cancelar o modificar su petición en ese momento, antes de que se le apliquen esos cargos.
Derecho a Pedir restricciones. Usted tiene el derecho a pedir una restricción o limitación en la información dental o medica que nosotros utilizamos y/o revelamos sobre usted a menos de que nuestro uso y/o revelación sea requerido por la ley. Usted también tiene derecho a pedir una limitación en la información dental o medica que nosotros revelemos a alguien quien este involucrado en su cuidado o pago por su cuidado, tal como un miembro de familia o amigo.
No estamos obligados a concordar a su petición a menos de que este pidiendo una restricción en la revelación de la información a su plan de salud y usted este dispuesto a pagar de su bolsillo por el tratamiento dental o medico que se le proporcionara. Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su petición a menos que la información sea necesaria para proporcionar tratamiento emergente a usted.
En su petición, usted debe indicar:
- La clase de restricción que usted desea y la información que usted quiere restringir; y
- A quien quiere usted que estas limitaciones se apliquen, por ejemplo, su cónyuge
Derecho de Pedir confidencialidad al comunicarse. Usted tiene el derecho de pedir que nos comuniquemos con usted sobre asuntos dentales o médicos en una cierta manera o en una cierta ubicación. Por ejemplo, usted puede pedir que solamente lo contactemos a su trabajo o vía correo electrónico.
Nosotros acomodaremos todas las peticiones razonables. Su petición tiene que especificar como o donde usted desea ser contactado.
Derecho a una copia de esta notificación. Usted tiene el derecho a una copia de esta notificación. Las copias de esta notificación siempre estarán disponibles en nuestra oficina.
Pueden ustedes cambiar esta notificación?
Reservamos el derecho a cambiar esta notificación. Reservamos el derecho a hacer la notificación revisada o cambiada vigente para la información dental o medica suya que ya tenemos como también cualquier información que recibamos en el futuro. Copias de la notificación actual serán puestas en cada una de nuestras clínicas y estarán disponibles para usted en cada una de sus visitas a nuestra oficina.
Que si tengo alguna pregunta o necesito reportar un problema?
Si usted cree que sus derechos de privacidad han sido violados, puede presentar una queja con nosotros o con la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Para presentar una queja con nosotros, o si le gustaría obtener mas información sobre las practicas de privacidad, favor de contactar nuestro Oficial de Privacidad al 405-707-6131 o vía correo electrónico a compliance@oceandental.net La dirección de envío de nuestro Oficial de Privacidad es 206 West 6th Avenue, Stillwater, Oklahoma 74074. Para presentar una queja con la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos, deberá presentar la queja dentro de 180 días de cuando usted se entero o debió enterarse de la circunstancia que llevo a la queja. La queja debe de ser presentada por escrito. Información de cómo presentar una queja puede ser localizada en la página de red de la Oficina de Derechos Civiles: http://www/hhs.gov/ocr/privacy/index.html o nuestro Oficial de Privacidad le puede proporcionar con la información actual de contacto. Usted no será penalizado por presentar una queja.
Ocean Dental cumplirá con todas las regulaciones del estado, federales y de HIPAA.